Bước 1: Máy tính cá nhân của các bạn phải cài đặt sẵn phần mềm MS Outlook 2010 (phần này nó đã đi kèm với cả bộ MS Office 2010 của bạn)

Bước 2: Mở phần mềm MS Outlook 2010 ra sau đó chọn File => Ở mục Info chọn Add Account.

Bước 3: Sau đó sẽ hiện thị một bảng Add New Account các bạn tick vào mục Manually configure server settings or additional server types. Sau đó nhần nút Next.

Bước 4: Các bạn giữ mặc định option: Internet Email và nhấn nút Next.

Bước 5: Đây là bước quan trọng nhất trong việc cài đặt mail. Để có được các thông tin điền vào mục này, bạn cần yêu cầu đơn vị cung cấp email chuyển cho bạn các thông tin cấu hình bao gồm:

• E-mail Address: Địa chỉ email của bạn đang sử dụng ( ví dụ: info@saota.vn).
• Password: Mật khẩu email đang sử dụng.
• Incomming mail server:  poppro.zoho.com.
• Outgoing mail server (SMTP): smtp.zoho.com.

Bước 6: Sau khi điền các thông tin này, bạn nhấn váo nút More Setting,  chọn tab Outgoing Server và đánh dấu chọn vào ô My outgoing server (SMTP) requires authentication.

Bước 7: Bấm tiếp vào tab thứ 4 Advance, bạn thiết đặt các thông số như trong hình bên dưới.

• Incoming server port: 995
• Outgoing server port: 456
• SSL

Bước 8: Sau khi đã cấu hình xong các bước trên, bạn tiến hành nhấn Next để tiến hành Test Account Setting. Nếu như cấu hình hiện lên Completed thì xem như đã hoàn tất.